با توجه به عقد تفاهم نامه همکاری با طرح رصدخانه ملی ایران و اعلام آمادگی سازمان فضایی ایران برای همکاری در برگزاری کنفرانس آلودگی نوری ؛ دبیرخانه کمیته علمی کنفرانس برای ساماندهی موضوعات و سرفصل ها، راه اندازی گردید
شناسایی و جذب دانشمندان و متخصصان و شخصیت های حقیقی و حقوقی مرتبط با موضوع کنفرانس و نیز فعالان صنایع روشنایی و برگزاری نشست های تخصصی با آنها برای تبین اهداف و برنامه های کنفرانس ، از جمله وظایف این دبیرخانه خواهد بود